Para se alcançar o sucesso de um projeto é necessário organização e o cumprimento do prazo e dos custos orçados, devendo este satisfazer o cliente final. Mas é muito importante também, a clareza dos objetivos, um bom fluxo de informação, uma boa comunicação, planejamento das tarefas, recursos humanos adequados e motivados, acompanhamento e uma boa liderança.

Por outro lado, alguns motivos que podem levar ao insucesso são: estimativas e planos não realistas, definição imprecisa do escopo, comunicações incompletas, pouca integração entre tempo, custo e qualidade, quando os papéis e responsabilidades não são definidos, falta de entrosamento na equipe, nível de detalhamento inadequado, falta de planejamento e objetivos mal traçados.

Todo projeto tem um ciclo de vida, pois passa por uma série de fases desde sua elaboração até o encerramento. Cada fase tem sua necessidade e característica, sendo importante o acompanhamento e atenção de cada uma delas.

O ciclo de vida do projeto proporciona a cada envolvido uma visão mais ampla da seqüência lógica dos eventos, fornecendo também ao gerente, os limites de cada fase, propiciando-o tomar decisões mais ágeis quando na ocorrência de um imprevisto. Mas é preciso que essas etapas sejam revistas diariamente e alteradas conforme necessidade, pois qualquer individuo que estiver fora do projeto e quiser saber o andamento do mesmo, poderá ter condições de entender e saber exatamente o avançamento do projeto.

Os estágios ou fases do projeto se compreendem, no início, que trata da conceituação; no planejamento, que se baseia na estruturação e viabilização operacional do projeto; a execução, que é a fase que concretiza tudo o que foi planejado; no controle, que é a parte de averiguação da execução do projeto; e a conclusão, que trata do encerramento, no qual é avaliado através de uma auditoria interna ou externa. Cada projeto passa por essas cinco fases, mas cada um pode ser diferenciado um do outro, pois possuem curvas de ciclo de vida diferenciadas.

A fase de planejamento, especificamente, possui grande importância, pois é o momento em que é detalhado o escopo do produto, definidos os prazos, os custo, os riscos, a forma de comunicação, as ações corretivas e preventivas. Faz parte também dessa fase, a definição dos recursos humanos, em que são definidos o gerente do projeto, equipe e os apoiadores, sendo estes um papel fundamental para a obtenção do sucesso do projeto.

O estudo de viabilidade do projeto é extremamente necessário, pois ele investigará a execução, modos de alcançar o objetivo, opções de estratégia, metodologia e preverá os prováveis resultados, riscos e conseqüência de cada curso de ação. Devendo este ser conduzido por pessoas capazes e qualificadas, ou dependendo da necessidade da organização, buscar a contratação de uma equipe especializada.

Em todo projeto deve ser analisado o fator de risco. A administração dos riscos é um processo contínuo, começando pela viabilidade do projeto, onde nesse momento, eles são previstos, identificados e avaliados. Um bom planejamento reduz os riscos, podendo ser até mesmo eliminados. As técnicas de avaliação de risco são: análise de redes de atividade (PERT e CPM), árvores de decisão, estimativa de valor esperado e análise de sensibilidade.
Portanto, a gestão de projetos requer qualificação, experiência, competência, criatividade e ainda, um domínio do conteúdo de gestão e produção, liderança e muita técnica.